Wo bleibt meine Steuernummer? Warum das Finanzamt 2–8 Wochen braucht

Der Fragebogen ist raus, und dann passiert erstmal: nichts. Kein Eingangsbescheid, keine Frist, kein Zwischenstand.

Das ist die Frage, die wir von Mandanten in den ersten Wochen nach der Gründung häufiger bekommen als jede andere — wo bleibt die Steuernummer, und was kann man tun? Die ehrliche Antwort hat zwei Teile: Es dauert länger als in jedem Gründungsplan vorgesehen, und das eigentliche Problem ist ein anderes als die meisten vermuten.

Wie lange es wirklich dauert

Eine gesetzliche Frist für die Vergabe existiert nicht. Die Finanzverwaltung selbst formuliert es so: Die Dauer sei von Fall zu Fall unterschiedlich und hänge von verschiedenen Faktoren ab — und im Grundsatz werde vor Vergabe einer Steuernummer jedes neu gegründete Unternehmen geprüft. Das ist der Kern: Es ist kein Verwaltungsakt, der abgestempelt wird, sondern eine Prüfung. Neugründungen sind genau die Stelle, an der Umsatzsteuerbetrug ins System kommt, und entsprechend genau schaut das Finanzamt hin.

Für Kapitalgesellschaften kalkulieren wir deshalb mit 2–8 Wochen ab Abgabe. Veröffentlichte Bandbreiten liegen je nach Bundesland bei zwei bis zwölf Wochen. Zum Vergleich: Die interne Vorgabe der Berliner Finanzverwaltung lautet, die Steuernummer innerhalb von zwei Wochen zu erteilen, sobald alle Unterlagen vollständig vorliegen.

Für den gesamten Gründungsvorgang — Notar, Handelsregister, Gewerbeamt, Finanzamt — rechnet der DigitalService des Bundes im Schnitt mit vier bis acht Wochen. Das Bundesdigitalministerium spricht auf seiner eigenen Projektseite von wochenlangen Wartezeiten und einem Behördenmarathon, der den Gründergeist ausbremse. Man kann der Verwaltung an dieser Stelle also nicht vorwerfen, das Problem nicht zu kennen.

Die USt-IdNr. kommt obendrauf, denn das Bundeszentralamt für Steuern kann sie erst vergeben, wenn das Finanzamt die Steuernummer erteilt hat. Offizielle Durchschnittswerte für diesen zweiten Schritt gibt es nicht — die Daten werden nicht erhoben.

Das eigentliche Problem: Dein Kunde akzeptiert die Rechnung nicht

Die meisten Gründer glauben, sie dürften ohne Steuernummer nicht arbeiten. Das stimmt nicht. Du darfst Verträge schließen, einkaufen, liefern und Rechnungen schreiben.

Der Haken sitzt auf der anderen Seite. Nach § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG gehört die Steuernummer oder die USt-IdNr. zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Fehlt sie, kann dein Kunde keine Vorsteuer ziehen — und deshalb lehnen viele Buchhaltungsabteilungen die Rechnung ab oder halten die Zahlung zurück. Das ist der Punkt, an dem es in der Praxis knallt.

Das gute Argument dagegen: Eine berichtigte Rechnung wirkt auf den Zeitpunkt der ursprünglichen zurück, sofern diese bereits Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer enthielt. Dein Kunde verliert also nichts, wenn er jetzt gegen eine vorläufige Rechnung zahlt und die korrigierte Fassung nachgereicht bekommt. Damit lassen sich die meisten AP-Teams überzeugen.

Nicht alle. Größere Konzerne legen ohne Steuernummer teilweise gar keinen Lieferantenstammsatz an — dagegen hilft kein juristisches Argument. Dann bleibt nur: später abrechnen oder Zahlungsziele ab der berichtigten Rechnung vereinbaren. Entscheidend ist, das vor Vertragsschluss anzusprechen und nicht erst, wenn der Kunde die Rechnung schon erwartet. Der Schaden entsteht selten durch die Wartezeit selbst, sondern dadurch, dass sie zu spät auffällt.

Was tatsächlich hilft

Ehrlich gesagt: nicht viel. Aber diese drei Dinge:

• Vollständig abgeben. Rückfragen sind der häufigste Verzögerungsgrund, und jede kostet eine Runde Postlaufzeit. Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Eröffnungsbilanz und Ausweise ausländischer Gesellschafter also direkt mitschicken.
• Anrufen. Klingt banal, ist aber der einzige echte Hebel. Wer nach vier bis sechs Wochen beim Finanzamt nachfasst und auf die laufende Geschäftstätigkeit hinweist, bekommt den Fall gelegentlich priorisiert.
• Realistisch schätzen. Zu hohe Gewinnprognosen im Fragebogen führen zu Vorauszahlungen, die dir Liquidität ziehen. Zu niedrige zu Nachzahlungen mit Zinsen. Wenn du bei der Prognose unsicher bist, hilft dir das Tax & CFO Advisory-Team vor der Abgabe.

Ein Wermutstropfen beim Anrufen: Die Berliner Finanzverwaltung räumt selbst ein, dass die telefonische Erreichbarkeit der Finanzämter für Körperschaften eingeschränkt ist — Anrufe werden ins Homeoffice umgeleitet, können von Kolleginnen und Kollegen nicht übernommen werden und laufen nach Dienstschluss ins Leere. Empfohlen wird stattdessen ELSTER oder E-Mail mit der Bitte um Rückruf. Der einzige Hebel, den es gibt, ist also ausgerechnet der, von dem die Behörde selbst abrät.

Fazit: Einplanen statt überraschen lassen

Die Steuernummer kommt. Sie kommt nur später, als jeder Gründungsplan vorsieht. Wer die Wartezeit von Anfang an einkalkuliert — bei Kundenverträgen, beim Cashflow und beim ersten Rechnungslauf — verliert dadurch kaum etwas. Wer sie erst bemerkt, wenn die erste Rechnung rausgehen soll, verliert Wochen.

Die Bundesregierung arbeitet daran (Stichwort „Schneller Gründen“), aber für GmbHs in Berlin ändert sich vorerst nichts.

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