Rechnung mit Word schreiben: Warum das nicht mehr reicht (GoBD und E-Rechnungspflicht)
Man stelle sich folgende Situation vor: Ein Gründer hat sich Mühe gegeben, eine saubere Word-Vorlage gebaut, alle Pflichtangaben recherchiert, fortlaufende Rechnungsnummern vergeben, das Ganze als PDF verschickt. Und hört dann vom Steuerberater trotzdem: So bitte nicht weiter. Nicht, weil die Rechnungen inhaltlich falsch wären, und auch nicht, weil Word verboten wäre. Sondern weil die gesamte Strecke dahinter in der Prüfung nicht hält.
Was die GoBD wirklich von deinen Rechnungen verlangen
Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025) verbieten Word nicht. Sie erwähnen Rechnungen aus Textverarbeitungsprogrammen sogar ausdrücklich. Der Haken liegt in der Aufbewahrung:
- Nutzt du Word nur wie eine Schreibmaschine (die Vorlage wird jedes Mal überschrieben, nichts wird als Datei gespeichert), ist das zulässig, solange der Rechnungsinhalt anderweitig ordnungsgemäß aufbewahrt wird.
- Speicherst du die Rechnungen aber als Dateien ab, und genau das macht praktisch jeder, sind es elektronische Unterlagen. Und für die gilt: unveränderbar archivieren, Änderungen protokollieren. Ein normaler Datei-Ordner auf dem Rechner oder im Cloud-Drive leistet beides nicht; die GoBD nennen gespeicherte Word- und Excel-Rechnungen im Dateisystem selbst als Beispiel für einen Verstoß.
Mit anderen Worten: Nicht die Editierbarkeit von Word allein ist das Problem, sondern die Kombination aus editierbarer Datei und unkontrollierter Ablage. Eine Betriebsprüfung muss dir keine Manipulation nachweisen; es reicht, dass deine Ablage sie nicht ausschließen kann, um die Ordnungsmäßigkeit anzuzweifeln.
Dazu kommen die formalen Anforderungen aus § 14 UStG, unter anderem die fortlaufende Rechnungsnummer. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass stellt ausdrücklich klar, dass eine lückenlose Abfolge nicht zwingend ist, und mehrere Nummernkreise sind erlaubt. In der Praxis bleibt trotzdem die Regel: Eine falsche Rechnung wird nicht gelöscht und neu geschrieben, sondern per Stornorechnung korrigiert. Unerklärte Lücken sind zwar kein Rechtsverstoß, aber eine Einladung für Rückfragen.
Die E-Rechnungspflicht macht das Thema endgültig
Der Zeitplan für inländische B2B-Umsätze (Quelle: BMF-FAQ zur E-Rechnung):
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| Seit 1.1.2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Fürs Ausstellen gilt eine Übergangsphase: Papier bleibt erlaubt, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| Ab 1.1.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| Ab 1.1.2028 | Grundsätzlich alle Unternehmen müssen im B2B E-Rechnungen ausstellen (Ausnahmen siehe unten). |
Wichtig: Ein PDF ist keine E-Rechnung. E-Rechnung heißt strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL).
Von der Ausstellungspflicht ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Rechnungen an Privatkunden (B2C), Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Leistungen (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG) sowie Kleinunternehmer. Die Empfangspflicht gilt dagegen für alle, auch für Kleinunternehmer.
Eine Lösung ist unspektakulär: dein Banking kann das schon
Die meisten modernen Banking-Anbieter haben die Rechnungsstellung eingebaut. Wer zum Beispiel ohnehin ein Qonto-Konto für seine GmbH nutzt, stellt die Ausgangsrechnungen direkt dort: eindeutige fortlaufende Nummern, unveränderbare Belege, Storno statt Löschen, revisionssichere Ablage, und die Zahlung läuft am selben Ort ein. Wenn Rechnung, Zahlung und Beleg im selben System liegen, läuft die laufende Buchhaltung fast ohne Rückfragen.
So wechselst du, ohne etwas kaputt zu machen
Der Wechsel geht jederzeit, auch mitten im Jahr. Drei Regeln:
- Stichtag festlegen: Ab Rechnung X kommt alles aus dem neuen Tool. Ein neuer Nummernkreis ist zulässig.
- Eindeutig bleiben: Keine Nummer doppelt vergeben. Der Schnitt zwischen alter und neuer Serie wird kurz dokumentiert; Lücken sind rechtlich unkritisch, sollten aber erklärbar sein. Korrekturen in der alten Serie: Storno, nicht löschen.
- Alte Rechnungen unverändert aufbewahren: Die bisherigen Rechnungen bleiben Teil der Buchhaltung und werden im Original archiviert. Nichts nachträglich anfassen oder neu erzeugen. Falls die bisherige Ablage Mängel hatte, heilt der Toolwechsel sie nicht rückwirkend, er beendet sie ab dem Stichtag.
Wenn du wissen willst, wie deine Rechnungs- und Belegstrecke insgesamt aufgestellt sein sollte, sprich mit uns über deine Buchhaltung oder buche ein kostenloses Erstgespräch. Was die laufende Betreuung kostet, siehst du transparent im APX Preisrechner.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.